De @COM Business Manager is voorzien van een geïntegreerd voicemail-systeem waardoor bellers berichten kunnen achterlaten voor gebruikers van het systeem. Het systeem biedt niet alleen de mogelijkheid om berichten achter te laten, men kan ook zichzelf laten doorverbinden met voorgedefinieerde bestemmingen zoals de telefoniste of een collega. Uiteraard kan ook een voicemail-bericht worden doorgestuurd per mail naar de gebruiker ervan zodat deze gemakkelijk overal zijn/haar voicemailberichten kan beluisteren. Het voicemail-systeem biedt ook de mogelijkheid om gebruik te maken van de zogenaamde "Directory Service", ook wel het "Gesproken telefoonboek" genoemd, meer hierover kunt u lezen op de "Directory Service" pagina.
Via "Telefonie -> Instellingen -> Voicemail Algemeen" kunnen de algemene instellingen van het voicemail-systeem worden beheerd. En via deze pagina kunnen de verschillende voicemail-boxen worden beheerd, waarvan hieronder de toelichting:
Deze afbeelding hierboven toont een overzicht van alle aangemaakte voicemail-boxen. Voor elke voicemail-box is een licentie nodig en nog een aparte licentie om deze te kunnen koppelen aan een e-mailadres. Via de knoppen rechtsboven kunt u eenvoudig nieuwe voicemail-boxen aanmaken of verwijderen. Daarnaast is het ook mogelijk gegevens vanuit een Excel spreadsheet te kopiëren en daarmee snel meerdere voicemail-boxen bij de inrichting van het systeem aan te maken, klik hiervoor op de knop ( imp. excel ). Voor meer informatie over hoe te navigeren in dit overzicht, ga naar hoofdstuk "Navigatie".
In het overzicht worden de volgende kolommen met informatie getoond:
- Voicemailbox nummer:
Het nummer van de voicemailbox welke meestal hetzelfde is als het Extensie nummer, waaraan deze is gekoppeld om de nummering logisch te houden.
- Naam (voor- & achternaam):
De volledige naam van de gebruiker van de voicemailbox, maar dit kan ook een locatie of afdelingsnaam zijn.
- Berichten als e-mailbijlage?:
Worden nieuwe voicemail-berichten per mail verstuurd naar de gebruiker. Groen vinkje is "ja". Rood kruisje is "nee".
Voicemail-boxen aanmaken en bewerken:
Door een voicemail-box nummer aan te klikken kun je deze bewerken, waardoor de onderstaande pagina wordt geopend. En door op de knop ( Nieuw ) te klikken, kan er uiteraard ook een geheel nieuwe voicemailbox aangemaakt worden..
- Voicemailbox nummer:
Dit is standaard het Extensie nummer waarvoor deze voice-mailbox wordt aangemaakt, maar dit mag ook afwijken.
- Context voor uitgaande oproepen: (Standaard is "Standaard voicemail directory")
Het voicemail-systeem kan via de geavanceerde functie "afzender terugbellen" of "gebruiker bellen" ook uitbellen. De Context die daarbij gehanteerd dient te worden kan hier worden ingesteld.
- Naam (voor-/achternaam):
Dit kan de volledige naam van een gebruiker zijn, de naam van een locatie of uiteraard ook een afdeling.
- Wachtwoord:
Kies hier een wachtwoord/pincode voor de mailbox.
LET OP:
Deze mag NIET hetzelfde zijn als het mailbox nummer, wanneer dat wel het geval is dan zal dit de "her-initialisatie procedure" starten, zodra de gebruiker de mailbox benadert.
- Her-initialisatie bij volgende benadering: (Standaard is "aan")
Vink deze optie aan om de "her-initialisatie procedure" te starten waardoor de gebruiker wordt gevraagd om zijn naam, begroetingen en wachtwoord opnieuw in te stellen zodra deze zijn mailbox benadert. Deze optie zal in essentie het wachtwoord van de gebruiker gelijkstellen aan het mailbox nummer waarmee aan het systeem wordt aangegeven dat her-initialisatie gewenst is.
- E-mailadres hoofdgebruiker:
Het mailadres waarnaar notificaties van nieuwe mailberichten worden verstuurd, eventueel met het achtergelaten voicemail-bericht in .wav audio-formaat als bijlage. Afzender is "Voicemail Systeem (Voicemail@pbx.<domeinnaam>)". Deze functie wordt meestal ingesteld i.p.v. "Notificatie e-mailadres".
- Notificatie e-mailadres:
Het 2de Mailadres waarnaar notificaties van nieuwe mailberichten worden verstuurd, echter altijd zonder voicemail-bericht in de bijlage. Afzender is "Asterisk PBX (Voicemail@pbx.<domeinnaam>)". Deze functie wordt alleen gebruikt voor mailgroepen, zodat alle medewerkers hierin weten dat er een bericht is. Deze kunnen dan bellen naar het voicemail-systeem om het bericht te beluisteren. De eerste die belt hoort dan dat er een nieuw bericht is en doet er dan wat mee, terwijl de volgende personen horen dat er geen nieuw bericht meer is en dus weten dat een collega het al heeft opgepakt.
- Berichten als e-mailbijlage? (Standaard is "Nee")
Indien "Ja", dan wordt het voicemail-bericht (in .wav audio-formaat), inclusief gespreksdetails zoals Datum & Tijd, Telefoonnummer beller en de opnameduur per mail verstuurd naar hoofdgebruiker.
- Berichten verwijderen na verzending als e-mailbijlage?(Standaard is "Nee")
Met deze optie ingeschakeld wordt een nieuw voicemail-bericht direct na het versturen per mail verwijderd uit het systeem. Hiermee kan worden voorkomen dat het bericht wordt genotificeerd op het toestel en als ongelezen in het systeem blijft staan nadat de gebruiker het bericht al heeft beluisterd vanuit de mail. Tevens voorkomt dit dat de mailbox vol raakt en geen nieuwe berichten meer bewaart (standaard worden er 99 berichten bewaard). Daarom is het advies om deze optie in te schakelen zodra je de optie "Berichten als e-mailbijlage" hebt ingeschakeld.
- Voicemailbox niet opnemen in Directory Service:(Standaard is "Nee")
Hiermee wordt bepaald of een gebruiker wel of niet in de "Directory Service" wordt vermeld.
- Menukeuze ' * ':(Standaard is "Geen optie")
Geeft de beller de mogelijkheid om zichzelf te laten doorschakelen naar de hier gedefinieerde extensie bij het intoetsen van de ster toets. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt om de beller de keuze te geven om door te worden verbonden met een collega i.p.v. de voicemail in te spreken. Voorwaarde is wel dat dit gebeurt tijdens het beluisteren van de voicemail-begroeting, dus houd hier rekening mee bij het inspreken van teksten zodat er tijd overblijft om deze keuze te kunnen maken.
- Menukeuze ' 0 ':(Standaard is "Geen optie")
Hetzelfde als de keuze hierboven omschreven, maar dan bij het toetsen van het cijfer nul.
